Profils et fonctions

AIDE FAMILIALE

La mission de l’aide familiale est d’intervenir dans les familles, auprès des personnes âgées, malades, handicapées ou en difficulté pour accomplir les actes de la vie quotidienne.

Son rôle est essentiel dans les missions exercées par les Services d'Aide aux Familles et aux Aînés (SAFA).

Pour ce faire, les compétences attendues sont :
(Liste non exhaustive, pouvant être amenée à changer en fonction de l’évolution de la fonction)

Savoir-faire :

Réalisation de tâches ménagères : avoir une vision générale de l’hygiène sanitaire. Exemples : remise en ordre, aérer les pièces, vider la poubelle, vider la chaise percée, nettoyer les lieux de vie, le matériel de vie, les armoires, le frigo, le WC, etc. ;
Application des règles d’hygiène et de nutrition ;
Connaissance du public aidé ;
Savoir établir une relation d’aide ;
Savoir respecter les règles de déontologie du métier ;
Savoir organiser son travail et identifier les priorités ;
Savoir jouer un rôle de prévention et savoir transmettre les informations adéquates à l’assistante sociale ;
Savoir accompagner des enfants, des personnes âgées malades ou handicapées ;
Savoir aider pour les déplacements extérieurs (rendez-vous médicaux ou autres, balades) ;
Savoir faire les courses en fonction des réalités de la personne (sociales, pécuniaires, etc.) ;
Savoir préparer, donner les repas et veiller à l’hydratation de la personne ;
Savoir réaliser une toilette non médicale ;
Savoir veiller à la prise des médicaments ;
Savoir assurer le lever et la mise au lit d’une personne ;
Savoir refaire un lit tout en vérifiant l’hygiène de celui-ci (changer les draps, nettoyer les barres de lit, etc.) ;
Savoir conseiller en termes d’adaptation du logement ;
Savoir conseiller en termes d’hygiène de vie ;
Savoir soutenir les familles dans leur rôle éducatif (aide aux devoirs, …) ;
Pouvoir stimuler les potentialités du bénéficiaires (motiver à réaliser le repas, à sortir du lit, à sortir à l’extérieur, …) ;
Savoir écouter activement le bénéficiaire aidé et renvoyer ses potentielles difficultés et/ou nouveaux besoins à son assistante sociale ;
Savoir apporter un soutien moral aux bénéficiaires par la présence et le dialogue,
Pouvoir accompagner le bénéficiaire en fin de vie et son entourage
Aider le bénéficiaire pour des démarches administratives avec accord de l’assistante sociale.

Savoir-être :

Véhiculer une image positive, constructive et professionnelle du métier ;
Aptitudes communicationnelles ;
Facultés relationnelles ;
Sens de l’empathie ;
Flexibilité ;
Capacité d’adaptation ;
Avoir de l’initiative en lien avec son cadre de travail, avoir du bon sens ;
Serviabilité ;
Sens de l’organisation ;
Capacité de travailler en équipe avec les principes de cohésion et de cohérence ;
Discrétion par rapport aux bénéficiaires, à soi-même et à l’équipe ;
Faire preuve d’écoute active ;
Savoir mettre des limites entre la vie professionnelle et familiale ;
Hygiène personnelle irréprochable et tenue adaptée ;
Assertivité ;
Travail interdisciplinaire

Titre requis :

Être détenteur certifiant qu’une des formations ci-dessous a été suivie :

Enseignement secondaire de plein exercice : auxiliaire familiale et sanitaire, puéricultrice, aspirante en nursing, aide familiale et aide-soignante ;
Enseignement secondaire de promotion sociale : auxiliaire polyvalente des services à domicile et en collectivité, aide-soignante, aide familiale ;
Enseignement secondaire en éducation et formation en alternance : auxiliaire familiale et sanitaire, puéricultrice, aspirante en nursing ;
Formation professionnelle de la région wallonne : aide familiale (attestation de capacité) ;
Formation professionnelle de la Communauté germanophone (ausbildung AFPK) ;
Être en possession d’un certificat d’immatriculation d’aide familiale délivré par le Ministre ayant la formation professionnelle dans ses attributions.

Ainsi que la possession d’un certificat d’immatriculation d’aide familiale délivré par le Ministre ayant la formation professionnelle dans ses attributions.

Conditions supplémentaires :

posséder une voiture ;
avoir le permis de conduire (B) ;
avoir un certificat de bonne vie et mœurs.

L’AIDE FAMILIALE assure sa prestation lorsque le bénéficiaire est PRESENT au domicile DURANT L’ENTIERETE DE LA PRESTATION.

AIDE-MENAGER SOCIALE

La mission de l’aide-ménager sociale consiste à effectuer exclusivement des travaux ménagers pour permettre aux personnes aidées de rester à domicile dans un cadre soigné et propre (entretien, maintien et amélioration de l’hygiène de l’habitation et du linge).
Pour ce faire, les compétences attendues sont :
(Liste non exhaustive, pouvant être amenée à changer en fonction de l’évolution de la fonction)

Savoir-faire :

Réalisation de tâches ménagères : avoir une vision générale de l’hygiène sanitaire. Exemples : remise en ordre, aérer les pièces, vider la poubelle, vider la chaise percée, nettoyer les lieux de vie, le matériel de vie, les armoires, le frigo, le WC, etc. ;
Application des règles d’hygiène
Connaissance du public aidé ;
Utiliser les produits d’entretien et le matériel adéquats (fournis par le bénéficiaire), et appliquer les techniques appropriées.
Savoir respecter les règles de déontologie du métier ;
Savoir organiser son travail et identifier les priorités ;
Savoir jouer un rôle de prévention et savoir transmettre les informations adéquates à l’assistante sociale ;
Savoir apporter un soutien moral aux bénéficiaires par la présence et le dialogue,

Savoir-être :

Véhiculer une image positive, constructive et professionnelle du métier ;
Aptitudes communicationnelles ;
Facultés relationnelles ;
Sens de l’empathie ;
Flexibilité ;
Capacité d’adaptation ;
Avoir de l’initiative en lien avec son cadre de travail, avoir du bon sens ;
Serviabilité ;
Sens de l’organisation ;
Capacité de travailler en équipe avec les principes de cohésion et de cohérence ;
Discrétion par rapport aux bénéficiaires, à soi-même et à l’équipe ;
Faire preuve d’écoute active ;
Savoir mettre des limites entre la vie professionnelle et familiale ;
Hygiène personnelle irréprochable et tenue adaptée ;
Assertivité ;
Travail interdisciplinaire.

Titre requis :

Il n'y a pas de qualification requise mais l’expérience dans le secteur d’aides aux familles est un atout.

Une formation qualifiante donnée par un organisme formateur est un plus.

Il faut obligatoirement bénéficier du passeport APE (disponible auprès du Forem) et avoir un véhicule personnel.

Conditions supplémentaires :

posséder une voiture ;
avoir le permis de conduire (B) ;
avoir un certificat de bonne vie et mœurs.

L’AIDE MENAGERE SOCIALE assure sa prestation lorsque le bénéficiaire est PRESENT au domicile DURANT L’ENTIERETE DE LA PRESTATION.

RESPONSABLE POLE SOCIAL

En tant que Responsable du pôle social, vous assurez sous la tutelle de la direction, la gestion et la supervision et le coaching des assistants sociaux chefs d’équipe, des téléphonistes et des agents d’accueil, ainsi que la gestion et le suivi des décisions de la direction.

Vous êtes garant de l'instruction des dossiers d'aide sociale et vous assurez la bonne information et l'intégration des dispositions légales et réglementaires relatives aux missions des assistants sociaux.

Vous assurez la supervision des situations auxquelles sont soumises les membres de votre équipe. Vous recevez les plaintes des usagers et jouez le rôle de médiateur.

Vous proposez soit individuellement, soit après un travail d'équipe, les réflexions spécifiques sur des sujets propres au pôle social. Vous avez, dans ce sens, une mission de révélation des besoins et vous veillez à informer la direction de votre analyse.

Compétences requises :

Capacité de management ;
Capacité d’établissement d’une communication professionnelle avec les membres de son équipe ;
Capacité d’organisation les plannings de l’équipe d’assistants sociaux, de l’équipe des téléphonistes, de l’agent d’accueil en répondant aux attentes de la direction ;
Connaissance et solide expérience du droit du travail et la législation en lien avec les Services d’aide aux familles ;
Pouvoir effectuer des analyses en fonction des missions assignées et en présenter les conclusions à la direction ;
Pouvoir travailler en équipe avec comptable, gestionnaire de paie et des subventions, gestionnaire de formations, Conseiller en prévention, etc. ;
Doit apporter une dimension conseil en amont des projets de développement de l’ASBL ;
Pouvoir informer la direction sur différents indicateurs, aussi bien qualitatifs que quantitatifs ;
Pouvoir anticiper les risques de crise du personnel de terrain ;
Avoir le sens des responsabilités.

Rôles :

Management :

Management de l’équipe d’encadrement, des téléphonistes et des agents d’accueil ;
Suivi des maladies du personnel dépendant hiérarchiquement ;
Veille à L’application des dispositions légales et réglementaires du personnel d’encadrement, des téléphonistes et des agents d’accueil ;
Animation de réunion de service avec ses équipes (les assistants sociaux- les téléphonistes- les agents d’accueil) ;
Participation ponctuelle aux réunions avec les prestataires de terrain ;
Suivi des différends individuelles ou inter équipes, ainsi que le suivi des dossiers AF-AMS présentés et constitués par l’assistante sociale. Dépôt d’un bilan mensuel à la direction ou en cas de demande ;
Entretiens d’évaluation concernant les assistants sociaux, les téléphonistes et les agents d’accueil ;
Contrôle du travail de ses équipes et dépôt d’un bilan mensuel ;
Mise en place d’indicateurs (qualité de la réponse téléphonique, qualité de la réponse des usagers, etc.).

Relation Humaine :

Suivi des contrats des prestataires de terrain (AF-AMS) en fonction des besoins du terrain et dépôt d’un bilan mensuel à la direction ;
Sélection et recrutement des prestataires de terrain, présentation à la direction avant engagement ;
Détection des besoins en formation du personnel en fonction des entretiens individuels. Collaboration et bilan à soumettre à la gestionnaire de formation afin que celle-ci puisse prévoir un plan de formation concernant les prestataires de terrain, les assistants sociaux- les téléphonistes- les agents d’accueil ;
Planification/analyse avec anticipation à long terme des effectifs en lien avec les besoins du terrain : aides familiaux (AF) et aide-ménagers (AMS) sociaux en collaboration avec les assistants sociaux.

Analyse de la satisfaction bénéficiaire :

Suivi de la satisfaction « bénéficiaires ». Mise en place d’indicateurs ;
Suivi des « propositions d’aide » et intervention si nécessaire en cas de plainte ou de litige en collaboration avec l’assistante sociale.

De manière générale une analyse de terrain et un bilan mensuel de celle-ci doivent se remettre à la direction afin que celle-ci puisse réfléchir à des projets-améliorations futures. Tout changement doit être validé par celle-ci.

Une collaboration étroite et une relation de confiance avec la hiérarchie.

ASSISTANT(E) SOCIAL(E)

Mission :

Le travailleur social évalue les besoins du bénéficiaire et de son entourage, réalise le plan d’aide, organise la prise en charge et l’évalue régulièrement. De plus, il gère l’équipe des aides familiales et la soutient dans ses missions quotidiennes.

Il permettra le maintien au domicile des personnes âgées, malades, familles en crise, handicapées, en perte d’autonomie et leur assure une qualité de vie.

Il a une mission de prévention et d’éducation.

Différentes fonctions et tâches principales :

Dans le respect inconditionnel des règles déontologiques, l’assistant social assure au sein du Service Familial une fonction :

D’informations et de prévention :

S’informer sur la législation en vigueur et des ressources disponibles ;
Donner accès à des informations, à des contacts pour répondre aux demandes des bénéficiaires.

D’aide sociale :

Effectuer des entretiens d’aide et des enquêtes sociales en privilégiant des qualités d’écoute, de dialogue et d’empathie ;
Effectuer des entretiens d’aide et des enquêtes sociales afin d’identifier les besoins, d’analyser les demandes des bénéficiaires ;
Réaliser une analyse globale d’une situation et proposer au bénéficiaire, ainsi qu’à sa famille, un projet d’action qui tient compte des ressources personnelles, familiales, économiques, sociales, culturelles et déterminer les modalités pratiques. A évaluer au minimum une fois par an ;
Evaluer en équipe les actions menées et proposer des modifications éventuelles.
Informer les bénéficiaires sur l’organisation du service et ses règles de déontologie ;
Réorienter la demande d’aide vers un ou plusieurs services adéquats si nécessaire ;
Assurer le suivi des dossiers ;
Être le garant de l’aide apportée ;
Assurer une permanence sociale afin d’apporter un suivi et une écoute aux bénéficiaires.

De gestion d’équipe :

Management d’équipe ;
Préparer le planning de travail des aides familiaux et aides ménagers sociaux et les communiquer ;
Mise au courant des situations sociales des usagers auprès des prestataires, en respectant les règles de déontologie, afin de permettre à ceux-ci d’effectuer un travail de qualité ;
Gestion des conflits ;
Gestion de projets d’équipe ;
Accompagnement individuel des prestataires face aux situations difficiles (tensions affectives, émotionnelles), aide à la résolution de conflits ;
Organisation et animation de réunions d’aides familiaux et aides ménagers sociaux. Expliquer les projets d’aide et les tâches qu’ils impliquent, et permettre aux prestataires de pouvoir relayer les informations du domicile ainsi que leur vécu ;
Transmettre les informations de service ;
S’assurer que le travail réalisé est en cohérence avec les valeurs, les objectifs, du service, les aspects déontologiques liés à la profession ;
Réfléchir et inscrire à la formation continuée les aides familiaux et aides ménagers sociaux ;
Veiller à la cohérence de l’équipe concernant les valeurs, la méthode de travail, les informations et les objectifs du service ;
La communication ;
La gestion administrative ;
Savoir prendre des responsabilités et des initiatives dans la fonction ;
Veiller au bien-être et à la sécurité des prestataires ;
Assurer une permanence sociale afin d’apporter une écoute et un suivi aux prestataires ;
Contrôler les prestataires au domicile et réaliser des entretiens individuels ;
Réaliser des entretiens de difficultés et de recadrage avec les prestataires lorsque cela s’avère nécessaire.

de reliance :

Instaurer un esprit de concertation, de partage d’informations, de relais ;
S’assurer du travail en équipe avec les collègues assistants sociaux ;
Participer aux réunions d’équipe, de coordination organisée par les services extérieurs ;
Promouvoir la notion d’interface entre le bénéficiaire et les autres professionnels gravitant autour de lui ;
Initier des projets de collaboration et d’éventuels partenariats avec divers organismes ;
Privilégier l’élaboration de réseaux relationnels solidaires susceptibles de faire évoluer favorablement les projets individuels et/ou collectifs ;
Gérer les ressources humaines, être en lien avec les différents acteurs rencontrés.

d’acteur socioculturelle :

Décoder les valeurs dominantes de son interlocuteur et situer son intervention par rapport à ceux-ci ;
Organiser ses interventions sur base de la connaissance des réalités sociales, culturelles et de leur évolution ;
Mettre en place des projets individuels, de groupe et collectifs.

De relais auprès de la direction :

Répercuter à la direction les problèmes d’aides et d’organisation en vue de dégager des pistes de travail ;
Assurer un feedback des missions qui lui sont confiées et des situations problématiques impliquant le service ;
Effectuer le travail administratif relatif à son travail social dans les délais impartis ;
Participer activement aux réunion internes ;
Déceler et analyser les problématiques internes et proposer des solutions ;
Contribuer au développement d’une identité du Service Familial de Charleroi ;
Etre un soutien aux autres travailleurs sociaux quand c’est nécessaire ;
Suivre les stagiaires ;
Remettre dans les délais impartis les documents nécessaires (frais de transport, permanence de week-end, demandes de congés, etc.) ;
Assurer le respect des réglementations propres au service familial de Charleroi et à la réglementation propres au secteur ;
Respecter et appliquer les règles déontologiques et éthiques s’appliquant au Service Familial de Charleroi.

Description des tâches d’un travailleur social volant au sein d’un service d’aide aux familles

Soutien lors des réunions d’équipe
Le travailleur social volant peut, sur demande d’un autre travailleur social de l’institution, participer à une ou plusieurs réunions d’équipe afin de l’aider au niveau de l’animation, de la prise de notes ou de la rédaction des procès-verbaux. Maximum une réunion par semaine, la demande sera effectuée oralement au travailleur social volant au moins 15 jours à l’avance.
Référent des téléphonistes
Lorsque les téléphonistes sont exposées à un problème d’ordre social urgent et que le travailleur social du secteur concerné est absent du service, le travailleur social volant peut être sollicité afin de donner un conseil.
Renfort dans les visites de révision
Le travailleur social volant effectue des visites à domicile de révision sur tous les secteurs desservis par l’institution. Il doit veiller à ne pas revoir les mêmes bénéficiaires chaque année afin d’éviter tout risque de confusion pour le bénéficiaire quant au travailleur social responsable du secteur.
Le travailleur social volant complète le dossier social qu’il transmet au travailleur social responsable du secteur.
En aucun cas, le travailleur social volant ne peut prendre de décision quant à la continuité, la suspension ou l’arrêt de l’aide, il peut donner son avis et faire des propositions au travailleur social responsable du secteur.
Un planning des révisions doit être établi le mois précédent avec un maximum de 14 visites de révision par mois (2 visites par secteur en moyenne).
Les demandes doivent parvenir au travailleur social volant au plus tard le 20^ème jour du mois précédent le mois des visites.
Accompagnement des travailleurs sociaux lors des visites à domicile
Le travailleur social volant peut, sur demande d’un autre travailleur social de l’institution, accompagner celui-ci lors d’une visite à domicile (nouvelle demande ou révision) lorsqu’il se sent en danger ou que la situation complexe nécessite un soutien.
Le travailleur social volant acceptera ou non en fonction de son planning, de sa disponibilité et de l’urgence de la demande.
Remplacement des travailleurs sociaux malades
Le travailleur social volant fait un bilan des tâches à effectuer en fonction de la période de maladie (minimum 3 jours, maximum 3 semaines consécutives et pour un seul travailleur social à la fois).
Un planning de remplacement des tâches est ensuite établi en collaboration avec la direction.
Pendant ce remplacement, les autres points de ce document sont mis en suspens.
Référent des nouveaux travailleurs sociaux
Si un nouveau travailleur social est engagé au sein de l’institution, le travailleur social volant prend en charge son accueil et sa formation.
Pendant cette formation, les autres points de ce document sont mis en suspens.
Contrôles des aides familiales et aides ménagères
Le travailleur social volant effectue les contrôles des aides familiaux et ménagers travaillant sur tous les secteurs desservis par l’institution.
Il fait ensuite un retour au travailleur social du secteur concerné.
Un planning des contrôles doit être établi le mois précédent avec un maximum de 7 contrôles par mois (1 contrôle par secteur).
Les demandes doivent parvenir au travailleur social volant au plus tard le 20^ème jour du mois précédent le mois des contrôles.
Renfort lors des engagements
Le travailleur social volant peut, sur demande de la direction, assister aux entretiens d’embauche.
Le travailleur social volant ne peut en aucun cas décider de l’engagement ou non d’un travailleur, il peut donner son avis et faire des propositions.

Les différentes tâches reprises ci-dessus sont réparties en fonction du temps de travail du travailleur social volant

ASSISTANT SOCIAL RELAIS ET DE CONTRÔLE

Mission :

Le travailleur social relais et de contrôle apporte un soutien et une vérification administrative aux équipes d’assistants sociaux.
Il maintient son profil de fonction d’assistant social, néanmoins il n’a plus la fonction de gestionnaire d’équipe d’aides familiaux et aide-ménagers.
S’ajoute à son profil initial les aspects et tâches suivants :

Taches correspondant à l’aspect de relais :

Effectue les visites de révisions et les nouvelles demandes définies par les assistants sociaux, en collaboration avec l’assistant social volant et encode les dossiers dans le programme informatique ;
Effectue les démarches administratives pour l’ensembles des visites du service avant chaque visite d’un travailleur (courrier de passage, demande des preuves de revenus, démarches avec les administrateurs de biens, etc.) ;
Suivi du dossier lorsque l’assistant social n’a pas les preuves de revenus au retour d’une visite ;
Accompagne à la demande des assistants sociaux en réunion de service ;
Démarches sociales téléphoniques ou par courrier auprès des familles/aidants proches/intervenants externes lorsqu’il est nécessaire à la demande du travailleur social (exemple : panne d’électricité, colis alimentaire, problème avec personnes handicapées, etc.) ;
Effectue les documents de suivis « responsabilité civile » ;
Effectue les différents remplacements « référence permanence » nécessaires programmés au minimum 1 semaine à l’avance, en reprenant les changements d’horaires dû à des évènements en cours de journée et ce en soutien aux binômes constitués.

Taches correspondant à l’aspect contrôle :

Effectue les contrôles des dossiers sociaux après chaque visite à domicile des assistants sociaux (encodage, participation financière, aspects sociaux) ;
(Vérifie la prise des congés et récupérations des AF-AMS fin du mois via le programme informatique et donne le bilan à chaque assistante sociale mensuellement) ;
(Effectue une vérification auprès des bénéficiaires sur la « satisfaction des bénéficiaires »).

STAGIAIRE assistant(e) social(e)

Mission :

Le stagiaire évalue les demandes du bénéficiaire et de son entourage via la téléphonie.

Sa mission est de transmettre aux assistantes sociales les différents besoins détectés, les analyses effectuées via la téléphonie comme canal de communication et permettre aux assistantes sociales de pouvoir poursuivre leur mission, la prise en charge et l’évaluation de manière régulière.

De plus, il gère les changements de planification au niveau des horaires à des moments précis de la journée. Il gère également les urgences sociales également à des moments spécifiques.

Il apporte un soutien téléphonique aux bénéficiaires et aux équipes des aides familiales afin de les accompagner dans leurs missions.

Différentes tâches :

Dans le respect inconditionnel des règles déontologiques, le stagiaire assistant social assure au sein du Service Familial les tâches suivantes :

Tâche principale :
- Assurer la permanence sociale afin d’apporter un suivi et une écoute aux bénéficiaires.
- Peut assurer la téléphonie lorsque son travail en lien avec ses responsabilités quotidienne sociales sont effectuées.
Une fonction d’informations et de prévention :
- S’informer sur la législation en vigueur et des ressources disponibles afin d’orienter correctement la personne en ligne lorsque l’assistante sociale n’est pas opérationnelle ;
- Donner accès, après évaluation et si nécessaire, à des informations, à des contacts pour répondre aux demandes des bénéficiaires ou des prestataires de terrain.
Une fonction d’aide sociale :
- Réaliser une analyse globale d’une situation journalière/urgente et proposer au bénéficiaire ou à l’aide familial/aide-ménager social, une réponse qui tient compte des éléments en sa possession
- Transmettre un rapport de son action à la responsable du secteur
- Informer les bénéficiaires sur l’organisation du service et ses règles de déontologie si nécessaire ;
- Réorienter la demande d’aide vers un ou plusieurs services adéquats si nécessaire ;
- Assurer le suivi des dossiers en lien avec l’évènement du jour et en faire un compte rendu à la responsable du secteur.
Fonction de reliance :
- Instaurer un esprit de concertation, de partage d’informations, de relais ;
- S’assurer du travail en équipe avec les collègues assistants sociaux ;
- Participer aux réunions d’équipe, de coordination organisée par le service ;
- Promouvoir la notion d’interface entre le bénéficiaire/les prestataires de terrain et les assistantes sociales du service
Fonction de relais auprès de la direction :
- Répercuter à la direction les problèmes d’aides et d’organisation en vue de dégager des pistes de travail ;
- Assurer un feedback des missions qui lui sont confiées et des situations problématiques impliquant le service ;
- Effectuer le travail administratif relatif à son travail social dans les délais impartis ;
- Participer activement aux réunion internes ;
- Déceler et analyser les problématiques internes et proposer des solutions ;
- Contribuer au développement d’une identité du Service Familial de Charleroi ;
- Être un soutien aux autres travailleurs sociaux quand c’est nécessaire ;
- Remettre dans les délais impartis les documents nécessaires (frais de transport, permanence de week-end, demandes de congés, etc.) ;
- Assurer le respect des réglementations propres au service familial de Charleroi et à la réglementation propres au secteur ;
- Respecter et appliquer les règles déontologiques et éthiques s’appliquant au Service Familial de Charleroi.

Employé administratif/téléphoniste

Le téléphoniste se charge principalement de répondre aux appels téléphoniques et de transmettre ceux-ci. Il représente notre A.S.B.L. et représente un élément primordial dans le fonctionnement du processus de communication interne et externe.

Il est également un collaborateur administratif, sur lequel les employés peuvent compter pour effectuer certaines tâches administratives bien définies. Il est également responsable de la gestion du courrier entrant et sortant.

Connaissances particulières :

Planifier de manière autonome des tâches propres : maitrise de la gestion du temps, pouvoir se fixer des priorités ;
Connaissance de l’informatique et de l’appareillage de bureau (téléphone, centrale, PC, etc.) ;
Accueillir au téléphone les interlocuteurs : connaissance des techniques d’accueil, connaissance du secteur social, etc. ;
Pouvoir identifier son interlocuteur pour le renseigner et transmettre adéquatement les appels ou les messages ;
Savoir noter les messages correctement, avoir le sens de la synthèse et de la clarté ;
Pouvoir téléphoner sur demande afin de fixer des rendez-vous ;
Pouvoir demander un complément d’information si nécessaire ;
Gestion du courrier papier et électronique : classement, distribution, envoi et traitement des mails, préparation du courrier pour l’envoi (mise sous enveloppe et affranchissement) ;
Tenir à jour le fichier des adresses en cas de modifications/changements ;
Rédiger et/ou traiter la correspondance/emails en français ;
Prendre l’initiative d’envoyer/communiquer les brochures/informations si nécessaire ;
Aide administrative : aptitudes administratives générales ;
Tâches diverses.

Savoir être :

Facilité de contact : savoir réagir aux émotions du bénéficiaire avec patience, empathie et assurance ;
Savoir montrer de l’intérêt lors d’une conversation et transmettre les informations nécessaires ;
Convivialité, amabilité ;
Flexibilité ;
Savoir se remettre en question ;
Conscience de qualité ;
Savoir gérer son stress ;
Envie de coopérer ;
Sociable ;
Savoir s’adapter à toutes situations ;
Avoir une bonne organisation ;
Avoir de la rigueur et de la discipline ;
Facilité à gérer différentes actions ;
Savoir écouter ;
Avoir un langage adapté
Discrète.

COMPTABLE

Missions :

Tenir la comptabilité générale et analytique du Service Familial de Charleroi en conformité avec les législations en vigueur ;
Préparer et enregistrer des informations issues de documents administratifs, financiers et comptables ;
Présenter des informations comptables permettant une prise de décision ou destinées à l’information de tiers ;
Apporter son support aux différents dossiers administratifs de l’a.s.b.l. ;
Assurer la tenue des tableaux de reporting et de prévisions de trésorerie ;
Effectuer les paiements des factures en veillant au respect des échéances ;
Veiller au respect des procédures internes.

Tâches à accomplir :

Comptabilité et finances :
Assurer au quotidien l’ensemble des tâches de comptabilité générale (par exemple : encoder les factures d’entrée et de sortie, assurer la gestion des déclarations ONSS, gestion du stock, etc.) ;
Assurer l’ensemble des tâches de comptabilité analytique (par exemple : encoder les pièces comptables dans la comptabilité analytique) ;
Assurer le suivi de la facturation et l’établissement des factures aux bénéficiaires aidés de l’a.s.b.l. ;
Etablir les prévisions de décaissement et assurer la mise en jour de la trésorerie ;
Etablir les prévisions budgétaires et les tableaux d’analyse nécessaires. Assurer le suivi après validation ;
Assurer les travaux de préparation de dossiers pour la négociation/échanges avec les banques ;
S’assurer de la validation interne des différents documents comptables et de l’application des procédures s’y rapportant ;
Enregistrer (en utilisant les options informatiques retenues par l’a.s.b.l.) les informations sur le système informatique ;
Assurer l’archivage, la sauvegarde, le classement, etc. des documents et supports divers ;
Extraire les informations demandées par sa hiérarchie et les mettre en forme ;
Assurer l’ensemble des tâches financières liées aux biens en patrimoine de l’a.s.b.l. sous demande de la hiérarchie ;
Assurer un soutien comptable à la demande de divers membres du personnel (recherches, informations sur l’historique de facturation, …) ;
Virements aux A-F pour les administrations ;
Encodage des nouveaux numéros et des révocations de domiciliations ;
Etablissement de note de crédit ;
Etablissement des rappels ;
Suivi des paiements bénéficiaires ;
Etablissement des attestations demandées par les bénéficiaires ou org.extérieur ;
Etablissement d’attestations, envoi de bull. de versement, envoi de duplicata de factures, établissement de plan d’apurement, …. ;
Classement et encodages des ventilations comptable et statistique de salaires ;
Classement et encodage des attestations syndicales ;
Demande de subsides auprès des CPAS et des Mutuelles ;
Sortir la liste des erreurs pour la facturation et demander aux AS qu’elles encodent les taux manquants ;
Mise à jour des numéros de dossiers dans Gap ;
Vérification, préparation, impression et dispatcher les factures Stagiaires en saison ;
Prélèvement des domiciliations mensuelles des bénéficiaires dans le Pc Banking ;
Effectuer les saisies sur salaire ;
Effectuer les avances sur salaire ;
Verser les cotisations APAFAS ;
Etablissement des factures de forfait ;
Répondre aux demandes de vérification (par appel, mail, courrier) des bénéficiaires ou intervenants ;

Administration :

Contrôle et encodage des documents relatif à la paie une fois par mois ;
Assurer la gestion administrative des différents dossiers : assurances, juridiques ; …
Organiser et assurer l’ensemble des tâches administratives relatives à la gestion des dossiers de subventions ;
Assurer la préparation des comptes annuels en vue du rapport d’activité.

Compétences professionnelles

Diplôme d’enseignement supérieur de type court, long ou diplôme universitaire à orientation financière ;
Excellentes connaissances en informatique ;
L’intérêt pour le secteur social.

Aptitudes personnelles

Sens de la rigueur et de la méthode,
Sens de la discrétion,
Capacité à communiquer une information concise,
Approche constructive et positive des problèmes,
Capacité à travailler en équipe,
Esprit curieux et ouvert aux évolutions en matière informatique et comptable.

EMPLOYE ADMINISTRATIF

Missions

Préparer et enregistrer des informations issues de documents administratifs, financiers et comptables ;
Apporter son support aux différents dossiers administratifs de l’a.s.b.l. ;
Assurer la tenue des tableaux de reporting ;

Tâches à accomplir

Encodage des nouveaux numéros et des révocations de domiciliations ;
Classement et encodage des attestations syndicales (Congé éducation et Fonds Social) ;
Demande de subsides auprès des CPAS et des Mutuelles ;
Sortir la liste des erreurs pour la facturation et demander aux AS qu’elles encodent les taux manquants ;
Vérification, préparation, impression et dispatcher les factures Stagiaires en saison ;
Contact avec les instances syndicales concernant les cotisations APAFAS ;
Etablissement des factures de forfait ;
Contrôle et encodage des documents relatif à la vérification de la paie une fois par mois (F54/E54) ;
Gestion des badges et smartphones du personnel ;
Gestion de la timbreuse ;
Assurer la préparation (Mise en page, impression) des comptes annuels en vue du rapport d’activité ;
Assurer le suivi administratif de l’absentéisme dans le programme GAP et au niveau des outils en lien avec cette gestion (congés, maladies, crédit temps, temps partiels médicaux, jour férié, écartement, congé de maternité, …) ;
Contact avec le CESI pour les visites de reprise en lien avec la Conseillère en prévention et de l’assistante sociale responsable ;
Suivi des convocations de l’Office du Contrôle Médical et gestion des données afin d’effectuer un bilan trimestriel ;
Calcul de la prise des congés pour les AF/AMS et compte rendu régulier à la direction et aux responsables ;
Commande de feuilles de renseignements mutuelle auprès du secrétariat social ;

Compétences professionnelles

Diplôme d’enseignement supérieur de type court à orientation financière et en ressources humaines ;
Excellentes connaissances en informatique ;
L’intérêt pour le secteur social.

Aptitudes personnelles

Sens de la rigueur et de la méthode,
Sens de la discrétion,
Capacité à communiquer une information concise,
Approche constructive et positive des problèmes,
Capacité à acquérir une autonomie dans un court délai,
Capacité à travailler en équipe,
Esprit curieux et ouvert aux évolutions en matière informatique et comptable.