AGENT D'ACCUEIL ET TÉLÉPHONISTE
Le téléphoniste se charge principalement de répondre aux appels téléphoniques et de transmettre ceux-ci. Il représente notre A.S.B.L. et représente un élément primordial dans le fonctionnement du processus de communication interne et externe.
Il est également un collaborateur administratif, sur lequel les employés peuvent compter pour effectuer certaines tâches administratives bien définies. Il est également responsable de la gestion du courrier entrant et sortant.
Connaissances particulières :
- Planifier de manière autonome des tâches propres : maîtrise de la gestion du temps, avoir le sens des priorités ;
- Connaissance de l’informatique et de l’équipement de bureau (téléphone, centrale, PC, etc.) ;
- Accueillir au téléphone les interlocuteurs : connaissance des techniques d’accueil, connaissance du secteur social, etc. ;
- Pouvoir identifier son interlocuteur pour le renseigner et transmettre adéquatement les appels ou les messages ;
- Savoir noter les messages correctement, avoir le sens de la synthèse et de la clarté ;
- Pouvoir téléphoner sur demande afin de fixer des rendez-vous ;
- Pouvoir demander un complément d’information si nécessaire ;
- Gestion du courrier papier et électronique : classement, distribution, envoi et traitement des mails, préparation du courrier pour l’envoi (mise sous enveloppe et affranchissement) ;
- Tenir à jour le fichier des adresses en cas de modifications/changements ;
- Rédiger et/ou traiter la correspondance/emails en français ;
- Prendre l’initiative d’envoyer/communiquer les brochures/informations si nécessaire ;
- Aide administrative : aptitudes administratives générales ;
- Tâches diverses.
Savoir être :
- Facilité de contact : savoir réagir aux émotions du bénéficiaire avec patience, empathie et assurance ;
- Savoir montrer de l’intérêt lors d’une conversation et transmettre les informations nécessaires ;
- Convivialité, amabilité ;
- Flexibilité ;
- Savoir se remettre en question ;
- Qualité de conscience ;
- Savoir gérer son stress ;
- Envie de coopérer ;
- Sociable ;
- Savoir s’adapter à toutes situations ;
- Avoir une bonne organisation ;
- Avoir de la rigueur et de la discipline ;
- Facilité à gérer différentes actions ;
- Savoir écouter ;
- Avoir un langage adapté ;
- Discrétion.